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disposiciones consolidadas:
BOE-A-1958-18486
Reglamento de la Ley del Registro Civil
Estado:
VIGENTE
Fecha de Publicación:
1958/12/11
Rango:
Decreto
Departamento:
Ministerio de Justicia
Origen:
Estatal
Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.
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CAPÍTULO III

De los Libros del Registro y de su archivo

BOE-A-1958-18486> CAPÍTULO III
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En cada Registro se llevarán:
1.º Los libros correspondientes a las Secciones que comprende: el Diario, que en los Registros Consulares puede ser sustituido por el Libro Registro General, y el de Personal y Oficina.
2.º Un orden de legajo por Sección: otro indistinto de Inscripciones, indicaciones, cancelaciones y anotaciones marginales el de Notas Marginales, el de Personal y Oficina, el de Expedientes, el de Otros Documentas y el de Abortos.
3.º Y además un fichero por cada Sección, otro de fes de soltería y viudez, y los cuadernos auxiliares y ficheros que juzgue conveniente el Encargado o prescriba la Dirección General.
Los Libros de Inscripciones del Registro Central serán:
1.º Los libros formados por Secciones, con los duplicados de las inscripciones consulares.
2.º Los ordinarios destinados a las demás inscripciones para las que es competente.
3.º El Libro Especial de Matrimonios Secretos.
Los libros, objetos y documentos estarán en condiciones de seguridad, bajo la custodia del Encargado, que dará cuenta a la superioridad del especial peligro de incendio, inundación o cualquier otro que no pueda prevenir con sus medios.
Los legajos no remitidos al Archivo Provincial se custodiarán, a ser posible, en distinta habitación que los libros de inscripciones.
Las diligencias judiciales que exijan el examen directo de los libros se practicarán en la oficina del Registro.
Por mandato judicial, se hará desglose temporal de los demás documentos, que se entregarán contra recibo.
Los Registros Municipales remitirán cada año al Archivo Provincial, en el mes señalado por el Encargado de éste:
1.º Los legajos correspondientes a las inscripciones, una vez transcurridos cinco años de éstas.
2.º Los Libros de Inscripciones si han transcurrido, a partir de la inscripción principal, cincuenta años en el de defunciones y ciento veinticinco en los demás.
En iguales condiciones remitirá el Registro Central al Archivo de Madrid los legajos de inscripciones en libros ordinarios, estos mismos libros y los de inscripciones duplicadas.
El Encargado del Archivo velará por el cumplimiento del servicio.
El Encargado del Registro Municipal, designado por la Dirección General, lo será también del Archivo Provincial, incluso a efectos de asientos y certificaciones.
El Archivo se instalará en un edificio distinto al del Registro Civil. La ordenación se hará por partidos judiciales, comarcas, términos municipales, Registros, clases de libro o legajo y, finalmente, dentro de cada clase, por orden cronológico.
Los Libros de Inscripciones y el de Personal y Oficina se conservarán siempre.
Serán vendidos e inutilizados en forma que se evite la publicidad de su contenido; los legajos y Libros Diarios de fecha superior a cincuenta años; las fichas de defunciones y de fes de soltería y viudez de más de cien; las de matrimonio de más de ciento cincuenta, y las demás de fecha superior a doscientos.
Los libros estarán formados por hojas fijas o por hojas móviles, foliadas y selladas y en las que se expresará la Sección y tomo del Registro. Se encabezarán con diligencia de apertura, en la que se indicará el Registro, la Sección o clase de libro, el número correlativo que le corresponde entre los de su Sección o clase, y el de páginas destinadas a asientos.
Extendida la inscripción principal en el último folio registral útil, se pondrá diligencia de cierre expresiva del motivo de clausura, número total de inscripciones principales y el de páginas utilizadas.
Las diligencias de apertura y cierre se autorizarán por el Encargado y Secretario, en su caso.
El carácter especial del libro que, siempre por Secciones separadas, se abra por causa de corrección, reconstitución o rectificación, constará en las diligencias de apertura y cierre.
El Ministerio de Justicia podrá establecer que los libros se formen por encuadernación posterior de las declaraciones, formuladas en impreso oficial, que abran folio registral. En este caso, las declaraciones, numeradas y selladas, se conservarán por orden cronológico y se encuadernarán cuando el tomo abarque trescientos folios, incorporándose al libro las oportunas diligencias de apertura y cierre, así como los índices.
El Ministerio de Justicia podrá igualmente decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.
No habiendo disponible libros editados oficialmente, el Encargado, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiere haber incurrido, habilitará otros, formados como aquellos o conforme a los modelos establecidos.
El Encargado numerará las páginas destinadas a asientos y estampará el sello de su oficina en cada hoja, debiendo, además, rubricarlas en su parte superior. En la diligencia de apertura se hará mención de estos extremos.
Los Libros de Inscripciones tendrán un índice de folios registrales, ordenado por apellidos de los inscritos, y los de Matrimonios, por apellidos de ambos cónyuges, y en él se expresará también el nombre propio y la página.
El índice de la Sección Cuarta se llevará por tutelados o titulares del patrimonio sujeto a la representación, antes de producirse ésta.
Las inscripciones principales practicadas en tomo distinto de aquel al que corresponderían de haberse extendido en el tiempo ordenado se reflejarán también en el índice de este último, con indicación de tomo y página.
Consumidas las hojas relativas a una letra, se indicará en la última línea el lugar en que continúa el índice; en general, se harán las indicaciones para facilitar la busca y evitar erorres, permitiéndose adiciones e interlineados.
En el Libro Diario se consignará:
1.º La fecha de entrada de todo documento, con indicación de procedencia y legajo en que se archiva. Se exceptúan los antecedentes de inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción practicadas en tiempo oportuno y, salvo petición del presentante, los relativos a la expedición de fes de vida, soltería y viudez, entregados a mano.
2.º Las declaraciones que no provoquen inmediatamente la inscripción a que van destinadas, aunque de ellas se levante acta; se hará referencia al contenido y declarante, que firmará el asiento, si no lo ha hecho en acta o documento que quede en el Registro.
3.º La fecha, tomo y página de las inscripciones y anotaciones marginales, expresando los nombres y apellidos del inscrito.
4.º La salida de cualquier documento, con expresión del asunto, pero no la entrega a mano de certificaciones.
En el Libro Diario se abrirá un asiento para cada asunto bajo el número de orden correlativo, y en él se expresarán, sin claros intermedios, las entradas y salidas que ocurran con relación al mismo.
A este efecto, se dedicará, a cada asiento el espacio necesario, y cuando se agote, se abrirá otro suplementario con recíprocas referencias.
Los asientos no requieren firmas ni sellos. Las adiciones, apostillas, interlineados, raspaduras, tachados o enmiendas se salvarán, en la primera línea útil, dentro del asiento o en el suplementario, empleando paréntesis y haciendo referencias mutuas.
El libro estará provisto de un índice alfabético.
Podrá exigirse que en el recibo de títulos, o aparte, se certifique gratuitamente el asiento de presentación.
El sello de entrada y salida, con la fecha correspondiente, será estampado en los documentos que produzcan asiento en el Libro Diario; no se dará salida a ninguna resolución o comunicación sin estamparlo en su minuta y en todos sus traslados.
El Libro de Personal y Oficina tendrá las siguientes partes; primera, Inventario; segunda, Personal; tercera, Inspecciones, y cuarta, ámbito territorial y sus modificaciones.
El inventario detallará los libros, legajos, el sello oficial y demás objetos archivados.
Se pondrá diligencia inmediata de las entradas y salidas, indicando la procedencia o destino; de las salidas se exigirá recibo.
En caso de destrucción se pondrá diligencia de su alcance en cada tomo y, en su día, el de la cancelación por traslado o reconstitución.
En las diligencias de toma de posesión, sustitución o reincorporación, el entrante expresará su conformidad con el inventario o las faltas que notare. En la propia diligencia o en otra complementaria explicará el sustituido, que también firmará, las faltas advertidas.
En la parte de personal se dedicarán folios separados a cada cargo de la plantilla para expresar por diligencia:
1.º La fecha de posesión, con la firma y rúbrica del funcionario o empleado.
2.º En los folios de Encargado y Secretario, el cuadro respectivo de sustituciones y las que ocurran, incluso por incompatibilidad, expresando causa y duración.
3.º Fecha del cese.
4.º Las resoluciones declaratorias de que se han realizado actuaciones por quien no estaba legítimamente encargado.
Sólo se reflejarán los cambios de Juez encargado en el libro del Registro que está directamente a su cargo.
La diligencia de inspección expresará el carácter, hora y fecha, inspector y entrega del duplicado del acta.
La de visita del Encargado a Registro en que actúa Juez de Paz contendrá análogas circunstancias.
En la parte de «Ámbito Territorial» se consignará por diligencia:
1.º El del Registro, y en el de la sede del Juez Encargado, términos a su cargo.
2.º Las agregaciones o segregaciones.
3.º La procedencia del territorio, según la demarcación anterior a la creación o modificación y destino del segregado. Se expresarán los Registros afectados, con precisión de los que conservan el archivo, fecha de entrada en vigor de las modificaciones y disposiciones que las ordenen.
4.º Tiempo que haya dejado de funcionar el Registro por concurrir circunstancias excepcionales.
Los legajos se formarán por orden cronológico, dando un número correlativo a cada documento, cualquiera que sea el de sus folios.
En los relativos a asientos se incorporarán todos los antecedentes, tras de hacer, en cada documento, indicación rubricada por el Secretario o Encargado, del tomo y página: aunque el expediente esté archivado en el Registro, el testimonio de la resolución que causa un asiento se incorporará al legajo correspondiente.
Las actas de nacionalidad, vecindad u otras que no producen asiento en el mismo Registro y cualquier otro documento no exceptuado, se llevarán al legajo especial de «Otros documentos».
Los legajos de expedientes, de otros documentos y de abortos tendrán un índice de los archivados.
Podrá obtener el desglose de un documento público, su presentante, terminadas las actuaciones correspondientes quedando en el legajo el recibo y testimonio bastante librado de oficio.
Los ficheros se ordenarán alfabéticamente por apellidos de los inscritos, y el de Matrimonios por los de ambos cónyuges, cada ficha tendrá las indicaciones del índice alfabético, fecha del hecho y referencia el tomo.
Las fichas de los duplicados del Registro Central indicarán, además, el Consulado.
Los Registros Consulares y el Central se remitirán en la primera decena de cada mes, los duplicados del mes anterior y los partes literales de los asientos marginales extendidos en este tiempo, acusando recibo de las recepciones.
Cualesquiera que fueren los defectos de los asientos, los duplicados serán incorporados y los marginales transcritos siempre que no haya dudas fundadas de su coincidencia con los del Registro remitente.
Los duplicados podrán ser extendidos por medio de fotografía o procedimiento análogo, debiendo cuidar el remitente que la impresión sea indeleble y de letra claramente legible, y que su tamaño coincida con el de los folios de los libros de inscripciones. En todo caso, las firmas exigidas en las inscripciones deberán ser originales en los duplicados y, de comprender éstos más de un folio, estampará en cada uno de ellos su firma el Encargado.
La incorporación de los duplicados a su Sección se hará por diligencia, asignándoles un numero correlativo. Reunido el número de hojas convenientes y numeradas las páginas, serán encuadernadas con sus hojas complementarias e índices.
Cada tomo tendrá diligencia de apertura, sin expresión del número de páginas, y cierre, con esta expresión, autorizadas ambas por el Encargado; previamente a la de cierre, sellará y rubricará las hojas complementarias en el centro de su parte superior, numerando tambien sus páginas, y así constará en la diligencia.
Los duplicados de una inscripción se anulan en aquello en que se contradicen.
El Libro Especial de Matrimonios Secretos se formará como el ordinario y se llevará con el sigilo necesario, correspondiéndole dos clases de legajos: el de antecedentes de inscripciones, que se llevará con precauciones iguales, y el de los relativos a publicaciones.