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disposiciones consolidadas:
BOE-A-1998-29347
Reglamento de Archivos Militares
Estado:
VIGENTE
Fecha de Publicación:
1998/12/19
Rango:
Real Decreto
Departamento:
Ministerio de la Presidencia
Origen:
Estatal
Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.
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CAPÍTULO III

De las altas y bajas de documentos

BOE-A-1998-29347> TÍTULO II> CAPÍTULO III
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A los efectos de aplicación del presente Reglamento, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
Forman parte del patrimonio documental militar los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquiera de los organismos relacionados en el artículo 2, apartado 1, del presente Reglamento.
Relaciones de entrega.
Las altas de documentos en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, se producirán como consecuencia de los ingresos que se efectúen por cualquiera de las siguientes vías:
1. Por las transferencias regulares de fondos que se definen en el artículo 18 del presente Reglamento.
2. Por compraventa de documentos por el Estado.
3. Por donación, herencia o legado aceptados por el Estado.
4. Por el pago de deuda tributaria mediante entrega al Estado de Bienes del Patrimonio Histórico, contemplado en la misma Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
5. Por depósito voluntario de documentos.
6. Por cualesquiera otros actos de adquisición «inter vivos» o «mortis causa» de la posesión, los derechos reales o el dominio contemplados por el ordenamiento jurídico que puedan ejercerse sobre fondos documentales.
Toda entrada de documentos en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa irá acompañada del acta o relación de entrega correspondiente, ajustada al modelo normalizado que determine el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares.
Las transferencias que impliquen cambios en la responsabilidad de custodia de ficheros automatizados conteniendo datos de carácter personal, inscritos en el Registro General de Protección de Datos, serán comunicadas a la Agencia de Protección de Datos, con el fin de actualizar la información sobre su ubicación y sus responsables, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 8, apartado 1, del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal. Los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa no podrán proceder al alta de documentos en soporte informático conteniendo datos de carácter personal que no están inscritos en el Registro General de Protección de Datos, excepto en aquellos casos en que se trate de ficheros considerados al margen del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, de acuerdo con el artículo 2, apartado 2, de la citada Ley Orgánica.
Los archivos militares llevarán, además, un Registro General de Altas de Documentos, correspondiente a los que ingresen en los mismos en virtud de las actas y relaciones de entrega citadas en el artículo anterior. Este Registro se estructurará de acuerdo con los criterios que fije la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura para el Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos. En el mencionado Registro se anotarán, al menos, los siguientes datos:
a) Número de orden del ingreso.
b) Fecha de entrada de los documentos en el archivo.
c) Institución, organismo o persona física o jurídica productora.
d) Institución, organismo o persona física o jurídica remitente.
e) Identificación genérica de los fondos.
f) Fechas extremas de la documentación.
g) Número de unidades de conservación ingresadas.
h) Localización topográfica.
i) Titularidad.
j) Forma de ingreso.
k) Observaciones.
Los documentos de los archivos militares causarán baja por razones ordinarias o extraordinarias; estas últimas podrán ser, a su vez, accidentales o voluntarias.
Las bajas ordinarias de documentos en los archivos militares se producirán mediante la salida definitiva de documentos por transferencia de éstos a otro archivo del sistema o bien por eliminación física, cuando ésta proceda de acuerdo con lo preceptuado en el presente Reglamento.
1. Las pérdidas documentales derivadas de accidentes, catástrofes naturales, incendios, robos, hurtos o cual quier otra causa no contemplada en el punto anterior se considerarán bajas accidentales de carácter extraordinario y como tales se anotarán en el Registro General de Bajas, previa comunicación de las mismas al órgano competente en la gestión del patrimonio documental militar correspondiente y tras la apertura por éste de expediente informativo, del que se concluirá la existencia o no de actitudes dolosas o negligentes en las circunstancias que dieron lugar a tales pérdidas e independientemente de las responsabilidades administrativas o penales que cupiera exigir.
2. También podrán producirse bajas por las permutas que contempla el artículo 34 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, así como por intercambio o cesión entre archivos del Sistema Archivístico de la Defensa. Además de las garantías que contempla el citado artículo 34 de la Ley 16/1985 para el caso de la permuta de bienes muebles de titularidad estatal entre Estados, las bajas anteriormente descritas, por permuta, intercambio o cesión, requerirán previo informe de la Junta de Archivos Militares. Asimismo, se considerarán bajas definitivas las producidas por la retirada de depósitos voluntarios, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 35.5 del presente Reglamento.
Las bajas contempladas en este punto tendrán el carácter de bajas extraordinarias voluntarias y como tales se anotarán en el Libro-Registro General de Bajas de Documentos.
Las bajas definitivas de documentos se anotarán en un libro específico de Registro General de Bajas de Documentos. Este Registro se estructurará de acuerdo con los criterios que fije la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura para el Registro General de Salida Definitiva de Fondos y/o Documentos. En él se consignarán, al menos, los siguientes extremos:
a) Número de orden de baja.
b) Fecha de baja.
c) Identificación genérica de la documentación y fechas extremas.
d) Número de unidades de conservación que causan baja en el archivo.
e) Localización topográfica.
f) Carácter de la baja.
g) Causa de la baja.
h) Autoridad que aprueba la baja (cuando proceda).
i) Observaciones.
De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 63.2 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos custodiados en archivos históricos militares no podrán salir de sus locales sin previa autorización, que adoptará la forma de Orden del Ministro de Defensa.
1. La salida temporal de documentos de un archivo del Sistema Archivístico de la Defensa, para su exhibición en exposiciones o muestras o para ser sometidos a procesos de reproducción o a tratamientos de restauración, deberá autorizarse por Orden del Ministro de Defensa.
De dichas salidas temporales se llevará un registro, en el que se harán constar el número de orden de salida temporal, la signatura, una somera descripción del documento, la fecha de salida, el organismo o exposición a que son llevados los fondos, la fecha de su reintegro al archivo y las necesarias observaciones.
2. La tramitación de las solicitudes de salida temporal de documentos para exposiciones, exhibiciones o muestras se ajustará a la normativa técnica que elabore al efecto el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. En todo caso, serán requisitos imprescindibles la Orden del Ministro de Defensa autorizando la salida, así como la garantía de cobertura de todo riesgo posible para las piezas solicitadas, mediante póliza de seguro, de acuerdo con la valoración establecida para las mismas.
1. Los archivos centrales e intermedios facilitarán a los organismos a que están adscritos o a los productores de los documentos que conservan, así como a los organismos autorizados por el ordenamiento jurídico, copias diligenciadas de los mismos, para los fines usuales de trámite, búsqueda de antecedentes e información administrativa.
2. Sólo en los casos en que resulte legalmente obligatorio, se podrán prestar los documentos originales, que deberán ser devueltos al archivo una vez finalizada su utilización a los fines citados. En este caso, la salida de documentos del archivo no requerirá Orden del Ministro de Defensa. Estas salidas temporales de documentos, que se ajustarán al tiempo estrictamente necesario para cumplir los fines legales antedichos, se anotarán en el libro de registro de salidas temporales de documentos contemplado en el artículo 33.1 de este Reglamento.
Requerirán, en todo caso, autorización del director del centro, a quien se cursarán las solicitudes.
3. El organismo, oficina o entidad de la Administración que desee consultar o estudiar documentos originales con fines distintos a los de la información o consulta administrativa, el impulso del trámite o la resolución de los expedientes, se ajustará al régimen general de consulta en los archivos.
1. Los depósitos voluntarios de documentos tendrán carácter de contrato administrativo especial por satisfacer de forma directa o inmediata una finalidad pública de la específica competencia de la Administración y se formalizarán en contrato escrito. La elevación a escritura pública se regirá por la Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas.
2. El contrato deberá ser suscrito por persona capaz de obligar a la entidad u organismo de que dependa el archivo y por el depositante o persona capacitada para obligarle.
3. Los documentos objeto de un contrato de depósito que ingresen en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa se atendrán en todo momento al régimen general de tratamiento, acceso y conservación que se establece en el presente Reglamento, sin que puedan aceptarse cláusulas en ellos que establezcan restricciones o tratamientos especiales en su régimen.
4. De acuerdo con lo establecido en el artículo 27 del presente Reglamento, los ingresos por depósito voluntario se anotarán en el Registro General de Altas de Documentos.
5. Cuando el depósito se plantee por un plazo determinado de tiempo, a la finalización del mismo, caso de no renovarse, se procederá a dar de baja definitivamente a los documentos correspondientes al mismo, haciendo la anotación pertinente en el Libro-Registro General de Bajas. De igual manera, en los depósitos formalizados por tiempo indefinido, cuando el titular o los titulares de los documentos decidan levantar el depósito, se procederá a dar la baja definitiva a tales documentos, haciendo la oportuna anotación en el Libro-Registro General de Bajas.