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disposiciones consolidadas:
BOE-A-1998-29347
Reglamento de Archivos Militares
Estado:
VIGENTE
Fecha de Publicación:
1998/12/19
Rango:
Real Decreto
Departamento:
Ministerio de la Presidencia
Origen:
Estatal
Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.
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CAPÍTULO IX

De la conservación de los documentos

BOE-A-1998-29347> TÍTULO II> CAPÍTULO IX
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El Ministro de Defensa, a través del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, en colaboración con el centro directivo del Ministerio de Defensa responsable del Patrimonio Inmueble de la Administración Militar, y de acuerdo con las directrices marcadas por la Administración del Estado competente en la protección del Patrimonio Histórico Español, redactará, previo informe de la Junta de Archivos Militares, las directrices de carácter técnico, sometidas a actualización periódica, referentes tanto a edificios y locales destinados a archivos, cuanto a sus instalaciones, procedimientos de control y cualquier otro aspecto que garantice su funcionalidad, así como la conservación y seguridad de sus fondos.
Los proyectos de obra que se programen para edificios o locales adaptados o de nueva planta, así como los pliegos de bases para el suministro de instalaciones y materiales de los archivos, deberán ajustarse a las directrices aludidas en el párrafo primero de este artículo.
Los archivos centrales, intermedios e históricos del Sistema Archivístico de la Defensa contarán con un área de depósitos destinada en exclusiva a la conservación de los documentos.
Los documentos conservados en los depósitos de los archivos centrales, intermedios e históricos se guardarán, clasificados y ordenados convenientemente, en los diversos tipos de contenedores que, de acuerdo con su formato físico, requieran; preferentemente y salvo las excepciones que lo impidan, tales contenedores se ajustarán a los formatos normalizados que se adopten para todo el Sistema Archivístico de la Defensa. Cada uno de tales contenedores constituirá una unidad de conservación archivística.
1. En los depósitos de los archivos centrales, intermedios e históricos, toda unidad de conservación archivística contará con una signatura topográfica correlativa, por la que serán identificadas todas y cada una de las unidades documentales que contenga un archivo. Las citadas signaturas y sus respectivas identificaciones de contenido se anotarán en el Registro Topográfico que se llevará en cada archivo del sistema.
2. Los documentos que, por sus características materiales o de formato, no puedan alojarse en las unidades correspondientes sin menoscabo de su preservación, podrán conservarse en otras distintas, adecuadas a las características de tales documentos, siempre que quede constancia de su relación con el expediente del que forman parte y sin que la separación física del fondo de su procedencia pueda dar lugar a su adscripción posterior a fondos de otra procedencia o a colecciones.
1. Con la periodicidad que se establezca, y de acuerdo con la normativa técnica que al efecto se desarrolle por los respectivos órganos competentes de cada subsistema archivístico en la gestión del patrimonio documental militar, en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, se realizarán recuentos sistemáticos de las unidades de conservación archivística.
Asimismo, se controlarán las condiciones ambientales, instalaciones y estado físico de los fondos.
2. Cuando se observe la existencia de condiciones graves de contaminación o deterioro o se presenten situaciones de emergencia o de peligro inmediato para los locales o los fondos documentales, se comunicará inmediatamente la situación de anormalidad o de riesgo al órgano de dirección del correspondiente subsistema archivístico.
3. Los archivos históricos militares deberán contar con laboratorios de restauración para atender sus propias necesidades, sin perjuicio de que los citados laboratorios puedan instalarse en otro tipo de archivos que por sus especiales características lo requieran o de que se puedan arbitrar servicios comunes de restauración compartidos por varios archivos del Sistema Archivístico de la Defensa. Cuando los trabajos de restauración requieran especiales tratamientos que no puedan ser asumidos por los servicios de restauración propios de los archivos militares o del Sistema Archivístico de la Defensa, la restauración de documentos será realizada por otros servicios técnicos de restauración documental de la Administración del Estado con los que exista acuerdo de colaboración o por aquellos servicios técnicos comerciales de restauración documental con los que el Ministerio de Defensa suscriba el convenio pertinente.
Los documentos de nuevo ingreso, si así lo requirieran por su estado, y antes de su incorporación al depósito, deberán ser objeto del tratamiento adecuado que impida la contaminación y propagación de factores nocivos al resto de los fondos.